Je wilt mensen niet ontzeggen dat ze regelmatig kunnen thuiswerken. Bijvoorbeeld als ze ongestoord een project willen afmaken, als ze ver moeten reizen of als het beter uitkomt met het gezin. Toch wil je als organisatie ook dat mensen regelmatig naar kantoor komen. Anders verliezen je medewerkers de band met het bedrijf en hun team. Het kantoor moet als werkomgeving dus kunnen concurreren met de goed uitgeruste werkplek thuis. Dat wil aan de ene kant zeggen dat het kantoor een andere rol gaat spelen. Aan de andere kant dat we hogere eisen gaan stellen aan het kantoor. Ook de manier van werken wordt anders. Maar hoe breng je dit in de praktijk?
Ontwikkel een duidelijke visie
Allereerst moet de leiding van het bedrijf zich realiseren dat je dit niet op zijn beloop kunt laten. Want dan gaan je medewerkers hybride werken gebaseerd op de oude gewoonten en processen. Je kunt op je vingers natellen dat dat niet efficiënt is. Hybride werken gaat de werking van je teams grondig beïnvloeden en moet dus optimaal gebeuren. Je zult dus een duidelijke visie moeten ontwikkelen op hoe je mensen gaan samenwerken. Die visie wil je dan weer toetsen aan je medewerkers, om hem vervolgens weer aan te passen aan hun wensen. Daarna moet je ervoor zorgen dat er ook echt werk van wordt gemaakt en dat je visie wordt geïmplementeerd. De HR-afdeling speelt in dit proces een cruciale rol en moet die rol ook echt naar zich toetrekken.
Werkplekconcept
Je visie krijgt uiteindelijk de vorm van een hybride werkplekconcept. Om medewerkers aan kantoor te blijven verbinden voorziet een goed concept in een hoge belevingswaarde en een hoog comfortniveau op kantoor. Er moet ruimte zijn voor allerlei vormen van werken: ontmoeten, sociale interactie, kennis delen en samenwerken. Tegelijkertijd voorziet het in meer en betere oplossingen voor individueel geconcentreerd werken, videobellen en andere nieuwe hybride werkvormen. Zo ontstaat een nieuw ecosysteem van ruimten en plekken dat zich meer richt op de twee uitersten: individueel en samenwerken.
Apparatuur
Houd er daarbij rekening mee dat ook de samenwerking binnen teams hybride zal zijn. Dat wil zeggen dat een deel van de collega’s fysiek aanwezig is op kantoor, terwijl een ander deel thuis werkt. Ook de thuiswerkers moeten optimaal betrokken worden, terwijl zij virtueel deelnemen. En we zijn intussen allemaal zo gepokt en gemazeld door alle onvermijdelijke zoomvergaderingen dat iedereen weet wat dat betekent. Er moet worden geïnvesteerd in goede apparatuur voor vergaderingen. Die heeft zo min mogelijk last van de irritante vertraging, die deze vorm van samenwerken zo vermoeiend maakt. Grote schermen in de vergaderruimten verhogen de aanwezigheid van de thuiswerkers.
Maak medewerkers bewust
Maar een hybride werkconcept is meer dan een kantoor- en/of inrichtingsconcept en je bent er ook niet met het binnendragen van mooie nieuwe apparatuur. Je medewerkers moeten zich er ook bewust van worden dat ze echt anders gaan werken. Daar hoort bij dat ze op een andere manier rekening houden met hun collega’s, dat ze anders gaan communiceren, dat ze zich anders gaan gedragen. Het is dus verstandig om een heel ontwikkelprogramma in te richten dat is gericht op communicatie en gedrag. Want als een deel van je medewerkers ongemerkt vasthoudt aan oude gewoonten, dan loopt de samenwerking spaak.
Naar een nieuwe vorm
Het is de bedoeling dat medewerkers ook bij hybride werken een aantrekkelijke, inspirerende werkomgeving hebben, die past bij de huidige en toekomstige manier van werken. In die werkomgeving hebben ze meer keuzevrijheid in hoe, waar en wanneer ze werken, zowel op kantoor als daarbuiten. Tegelijk moeten ze er samen als team en individueel kunnen excelleren. Dat is een heel nieuwe vorm van werken. Zorg dus dat je er goed over nadenkt, zodat je het optimaal kunt regelen.
Auteur: Sander van der Meijs